Arbetstider

Denna artikel gäller för dig som inte är bunden av kollektivavtal. Den senaste tiden har nya diskussioner om dygnsvila uppstått i media – på grund av kollektivavtals regler och EU kommissionens synpunkter på hur man hanterat regelverket i just det kollektivavtalet. Det har beskrivits som att det är nya arbetstidsregler. Men det är felaktigt. Här kan du som arbetsgivare läsa om arbetstidslagens regler. Denna artikel gäller för dig som inte är bunden av kollektivavtal.

För dig som följer kollektivavtal innehåller kollektivavtalet många gånger särskilda regler kring arbetstider. Det är nämligen både möjligt och väldigt vanligt att avsteg från arbetstidslagen har gjorts i kollektivavtal. För dig som inte följer ett kollektivavtal så finns reglerna om arbetstider i arbetstidslagen (1982:673) och denna artikel är skriven för de företag som enbart följer lagens regler.

Arbetstider är en arbetsmiljöfråga

Arbetstider är en arbetsmiljöfråga och den myndighet som utövar tillsyn över arbetstider är Arbetsmiljöverket. Om du går in på www.av.se hittar du information om arbetstider, men även föreskrifter och övriga regler inom arbetsmiljörätten.

Nedan kommer jag gå igenom vilka gränser arbetstidslagen anger för t.ex. övertid, hur lång dygnsvila som krävs etc. Detta är en översiktlig genomgång av arbetstidslagens regler.

I föreskriften AFS 2015:4 ”Organisatorisk och social arbetsmiljö” (går att ladda ner eller beställa här: Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4), föreskrifter - Arbetsmiljöverket (av.se) ) adresseras även frågor om arbetstid, bland annat i 12§ där det anges att arbetsgivaren är skyldig att vidta de åtgärder som behövs för att motverka att ohälsa uppstår hos arbetstagare, genom förläggning av arbetstider. I de allmänna råden i föreskriften lyfter Arbetsmiljöverket upp att arbetsgivaren redan vid planering av arbetet bör ta hänsyn till hur förläggningen av arbetstider kan påverka arbetstagarens hälsa. Ett antal risker nämns, bland annat: skiftarbete, stor omfattning av övertidsarbete, långa arbetspass och ”långtgående möjligheter att utföra arbete på olika tider och platser med förväntningar på att vara ståndigt nåbar”. Arbetsmiljöverket betonar också i föreskriften att arbetsgivaren bör vara särskilt uppmärksam på möjligheten till återhämtning.

Vilka arbetstider som gäller för din verksamhet är kopplat till vilken bransch du verkar inom. För vissa verksamheter behöver man lägga arbete på natten och då måste man som arbetsgivare bedöma och hantera de risker som kommer med nattarbete. För andra verksamheter handlar det om att särskilt motverka risken för att arbetstagare blir utbrända genom att ständigt vara nåbara.

Redan i anställningsavtalet måste du ange arbetstider

Här kan du läsa vad som gäller kring arbetstider. Alltsedan lagändringen 29 juni 2023 i lagen om anställningsskydd så måste arbetstiderna anges redan i anställningsavtalet.

Kort sagt, och ganska fyrkantigt uttryckt kan man säga att: arbetsgivaren köper tid av arbetstagaren. Och arbetsgivaren önskar att få ut så effektiv arbetstid som möjligt för den lön arbetsgivaren betalar - givetvis inom lagens ramar och med hänsyn till arbetstagarens välmående och behov.

Låt oss börja med grunden – nämligen anställningsavtalet. Lagen om anställningsskydd (LAS) ändrades 29 juni 2022 och i anställningsavtalet måste det numera framgå viss information om arbetstider.

Enligt 6c§ LAS måste ett anställningsavtal innehålla följande information, kring arbetstider:

• längden på arbetstagarens normala arbetsdag eller arbetsvecka eller, om detta inte går att fastställa på grund av hur arbetsgivaren förlägger arbetstiden, uppgift om anställningens arbetstidsmått på annat sätt,
• vad som ska gälla för övertids- eller mertidsarbete och ersättning för sådant arbete, i förekommande fall,
• minsta tidsfrist för besked om den ordinarie arbetstidens och jourtidens förläggning samt i förekommande fall
• att förläggningen kommer att variera mellan olika klockslag och dagar,
• regler för skiftbyte,

Detta betyder att du redan i anställningsavtalet måste ange arbetstiden. Om det är en heltidsanställning är det vanligt att ange sysselsättningsgraden om 100% alt veckoarbetstiden, t.ex. 40 tim./v. Om arbetstagaren arbetar deltid anger du sysselsättningsgraden alt veckoarbetstiden, t.ex. 20 Tim/v, för arbetstagaren.

Notera att om en arbetstagare arbetar deltid behöver du ange deltids-lönen (och inte motsvarande heltidslön) i anställningsavtalet. Om en arbetstagare arbetar deltid, men olika mycket olika veckor då anger du den genomsnittliga sysselsättningsgraden under en månad i anställningsavtalet. Därefter kan du förlägga arbetstiden på det sätt som fungerar bäst för verksamheten, under en månad. Det kan innebära att arbetstagaren arbetar 5 tim. en vecka och 10 tim. veckan därpå.

Om du har ett schema med angivande av arbetstider och du behöver ändra i schemat – då är det viktigt att komma ihåg att du som arbetsgivare måste meddela det nya schemat minst två veckor i förväg.

Veckoarbetstid, utjämning av arbetstid och sammanlagd arbetstid

I arbetstidslagen anges att den ordinarie arbetstiden får vara max 40 tim./vecka. Men lagen ger också möjlighet att utjämna arbetstiden. Det innebär att en arbetstagare kan arbeta 30 tim. ena veckan och 50 tim. nästa vecka.

Under en period om fyra veckor måste dock arbetstiden vara 40 tim. i genomsnitt. Det är alltså inte möjligt att låta en arbetstagares ordinarie arbetstid vara 30 tim./vecka ett antal månader och därefter 50 tim./vecka ett antal månader. 

Sammanlagd arbetstid

Förutom reglerna om veckoarbetstid och reglerna om utjämning av arbetstiden innehåller arbetstidslagen ytterligare en begränsningsregel kring arbetstider: den om sammanlagd arbetstid.

Den sammanlagda arbetstiden får:

- under varje period om sju dagar (det kan vara mån-fre, eller ons-ons)

- vara max 48 tim. i genomsnitt

- under en beräkningsperiod om högst fyra månader.

Semester och sjukfrånvaro räknas in i denna sammanlagda arbetstid.

Några exempel:

Pelles ordinarie arbetstid under en månad är: Pelle arbetar 30 tim. v 1 och 50 tim. v 2 och 30 tim. v 3 och 50 tim. v. 4.

Då är detta ok för sammanlagt arbetar Pelle inte mer än 48 tim. i genomsnitt under denna månad.

Anta i ett nytt exempel att Pelle har samma ordinarie arbetstid, som ovan.

Men i nästa exempel får företaget in en större order och Pelle behöver, i samma exempel som ovan, arbeta 10 timmar övertid varje vecka. Så Pelle arbetar ordinarie 30 tim. i vecka 1 + 10 tim. i övertid under vecka 1, osv.

Då har Pelle arbetat i genomsnitt mer än 48 tim./v under varje period om sju dagar – om man räknar hela månaden. Därmed har företaget i detta exempel brutit mot arbetstidslagens regel om sammanlagd arbetstid.

Dygnsvila

I arbetstidslagen framgår att arbetstagare har rätt till minst 11 timmar sammanhängande ledighet under varje period om tjugofyra timmar. Detta kallas för dygnsvila. Detta betyder att alla arbetstagare har rätt till dygnsvila. Anta att arbetstagarens arbetstid är 07.00-18.00 vissa dagar i veckan (och mindre arbetstid andra dagar i veckan).

Ett exempel.

Låt oss säga att arbetstagaren med ovan angivna arbetstider, arbetar över till 23.00 en dag. Arbetstagaren ska sedan starta sitt arbete 07.00 igen.

Mellan 23.00 och 07.00 är det endast åtta timmar. Det betyder att arbetstagaren inte får sin dygnsvila om elva timmar.

Då måste ni flytta start-tiden dagen därpå. Arbetstagaren kan i detta exempel då börja arbeta nästa dag tidigast: 10.00. Det finns dock ett undantag i lagen. Det är ok att göra ett tillfälligt undantag om något särskilt har inträffat, som du som arbetsgivare inte kunde förutse. Om det i detta exempel har inträffat något särskilt som du som arbetsgivare inte kände till i förväg, och det var skälet till att arbetstagaren i detta exempel arbetade ända till 23.00. Då kan arbetstagare börja sitt ordinarie pass 07.00 dagen därpå under förutsättning att arbetstagaren ges motsvarande kompledighet. Syftet är att arbetstagaren ska kunna vara ledig och få återhämtning vid ett annat tillfälle.

Veckovila

Lagen ger även arbetstagaren rätt till veckovila. Det är lätt att tänka att veckovila måste infalla under en helg, men så är inte fallet. Arbetstidslagen reglerar ju alla slags verksamheter och många verksamheter har öppet på helger och därmed kan arbetstagare ha sin veckovila andra veckodagar än lördag och söndag.  Men lagen anger ändå att veckovilan så långt det är möjligt ska förläggas till veckoslut.

Lagen uttrycker det som att en arbetstagare har rätt till veckovila under ”varje period om sju dagar”. Man måste alltså bestämma sig för vilken period man räknar utifrån, t.ex. tisdag-tisdag eller fredag-fredag. Denna period måste vara fast – men du kan förändra schema och även förändra sjudagarsperiod – med framförhållning.

Veckovilan är 36 tim. under en period om sju dagar.

Tänk på att en arbetstagare inte får ha beredskap (det som i dagligt tal kallas jour) under veckovilan.

Huvudregeln är alltså att arbetstagaren ska ha rätt till 36 timmars sammanhängande veckovila men om något särskilt förhållande inträffar som du som arbetsgivare inte hade kunnat förutse, då får du göra avvikelse från regeln om 36 tim veckovila.

Övertid

Här får du som arbetsgivare information om vilka regler som gäller för övertid. Det finns flera regler om detta och här får du generell grundläggande information som kan vara bra att känna till.

Allmän övertid

Många företag känner till att när det finns ett särskilt behov av ökad arbetstid så får man ta ut övertid av sin personal om högst 200 timmar under ett kalenderår. Det är din skyldighet som arbetsgivare att hålla reda på hur mycket övertid varje medarbetare arbetar. Detta gäller även om ni har avtalat bort rätten till övertidsersättning. Det är vanligt att man avtalar bort rätten till övertidsersättning för tjänstemän genom att dessa erhåller extra semesterdagar. Men detta betyder inte att arbetstagaren får lov att arbeta hur mycket som helst. Arbetstidslagens regler gäller än.

En arbetstagare får alltså max arbeta 200 timmar övertid under ett kalenderår. Men om det finns särskilda skäl och situationen inte har gått att lösa på ett annat rimligt sätt så kan du ta ut ytterligare 150 timmar övertid per arbetstagare under ett kalenderår.

Särskilda skäl innebär att det har inträffat något i din verksamhet som du som arbetsgivare inte hade kunnat förutspå. Därtill kräver lagen att situationen inte hade gått att lösa på ett annat rimligt sätt. Vad betyder det? Ett annat rimligt sätt är: att kunna ta in extra personal. Ytterligare ett annat rimligt sätt är att arbetsgivaren är skyldig att fördela övertiden jämnt, så att inte några arbetstagare blir extra hårt belastade.

Om tio arbetstagare utför samma arbetsuppgifter, eller har arbetsuppgifter som dom kan hjälpa varandra med: då måste du som arbetsgivare fördela arbetsuppgifterna och därmed övertiden jämnt över alla arbetstagare. Det är inte ovanligt att det finns en eller ett par arbetstagare som alltid ställer upp och då har dessa arbetstagare ofta ett stort övertidsuttag. Du får inte lägga mer övertid på en arbetstagare som redan har 200 timmar om det finns andra arbetstagare som också kan utföra arbetsuppgifterna och som har t.ex. endast 20 övertidstimmar. Då måste du förlägga mer övertid på dessa arbetstagare innan du får lov att ta ut ytterligare 150 timmar i övertid dvs. så kallad extra övertid.

Om det har inträffat något oförutsett och endast vissa arbetstagare kan utföra arbetsuppgiften och alla dessa har lika mycket övertid, och det inte går att med kort varsel ta in annan personal = då är det sannolikt så att situationen inte hade kunnat lösas på ett annat rimligt sätt och det fanns särskilda skäl att ta ut ytterligare övertid (utöver 200 tim. som är allmän övertid).

Notera att det i arbetstidslagen även finns en annan spärregel kring övertid: övertid får tas ut med max 48 timmar/period av fyra veckor (50 tim./kalendermånad). Denna spärregel gäller både allmän övertid och extra övertid.

Om du håller dig inom denna spärregel och förutsättningarna för extra övertid är uppfyllda så kan du alltså ta ut 200 + 150 tim. = 350 tim. övertid under ett kalenderår.

Men här vill vi återigen påminna om arbetstidslagens regler om sammanlagd arbetstid, arbetstagaren får arbeta högst 48 tim./v i genomsnitt under en period om fyra månader.

Nödfallsövertid

Det finns ytterligare en ventil i arbetstidslagen som ger dig som arbetsgivare rätt att ta ut ytterligare övertid – den så kallade nödfallsövertiden. Denna regel kan bara användas i sällsynta undantag. Då får man ta ut så mycket övertid som förhållandena kräver. Men detta ska handla om natur-eller olyckshändelser som vållat avbrott i verksamheten eller medfört överhängande fara för avbrott eller risk för skada på liv, hälsa eller egendom.

Sanktionsavgift - om för mycket övertid tagits ut

Här kan du läsa vad som gäller om för mycket övertid har tagits ut. Det finns en regel om sanktionsavgift ifall man brutit mot reglerna om övertidsuttag.

Av 26§ arbetstidslagen framgår att för varje övertidstimme, för varje arbetstagare, så utgår en sanktionsavgift som är 1% av prisbasbeloppet.

Prisbasbeloppet ändras varje år, du hittar aktuell information på www.scb.se För 2023 är prisbasbeloppet 52500 kr.

Exempel:

Anta att 2 arbetstagare arbetat 10 tim. för mycket i övertid, vardera. Då är sanktionsavgiften 1% av 52500 kr = 525 kr per timme. För båda arbetstagarna ska då en sanktionsavgift om 5250 kr varder tas ut, dvs. den totala kostnaden blir 10 500 kr.

Mertid

Här kan du som arbetsgivare läsa vad som gäller för mertid, om du har arbetstagare som arbetar deltid är det bra att känna till dessa regler.

Det är vanligt att mertid behöver tas ut om arbetstagare har en deltidssysselsättning. Exempel: om Stina slutar 15.00 enligt sitt schema som deltidsanställd medan butiken stänger 17.00, då tas mertid ut vid behov mellan 15.00-17.00. När Stina har arbetat så mycket att hon arbetat ett fullt arbetstidsmått då får du ta ut övertid av henne, enligt reglerna om övertid ovan.

Mertid tas ut när det finns ett särskilt behov av ökad arbetstid och det får tas ut med högst 200 tim./kalenderår. Detta kallas allmän mertid.

Om det finns särskilda skäl och situationen inte hade gått att lösa på annat rimligt sätt (samma kriterier som nämnts ovan kring övertidsreglerna) då kan extra mertid om 150 timmar/kalenderår/arbetstagare tas ut.

Även här gäller att allmän mertid och extra mertid inte får överstiga 48 tim./fyra veckor (eller 50 tim./kalendermånad).

Det är en del som blir förvånade att det krävs särskilda skäl för att kunna ta ut mertid om utöver 200 tim./kalenderår och några menar att det är lätt att komma upp i lagens gräns om 200 tim. Men grundtanken med begränsningarna kring mertid är att om arbetsgivarens verksamhet har ett kontinuerligt behov av fler arbetstimmar då ska du som arbetsgivare höja sysselsättningsgraden för arbetstagare som har en deltidsanställning, istället för att konstant erbjuda mertid.

Men notera att om det finns särskilda skäl och situationen inte hade kunnat lösas på ett annat sätt så kan mertid om totalt 200 + 150 tim./kalenderår tas ut. (Notera även att mertid får också tas ut med tillämpning av de villkor för nödfallsövertid.)

Rast, paus och måltidsuppehåll.

Arbetstidslagen skiljer på olika begrepp för att få avbrott under arbetsdagen.

Rast = avbrott i den dagliga arbetstiden. Under detta avbrott behöver arbetstagaren inte vara kvar på arbetsstället. Rast är inte betald och det är arbetstagarens tid som arbetstagaren fritt får disponera över.

Paus = kort paus där arbetstagaren ska få möjlighet att bryta arbetsmoment, t.ex. sträcka på sig, ta en kopp kaffe etc. Paus är betald arbetstid och arbetstagaren får ej lämna arbetsstället. Det finns inga regler om hur ofta och när man måste ha paus, men arbetsgivaren måste ordna arbetet så att arbetstagarna kan ta paus.

Det finns ett rykte som säger att man har rätt till 5 min paus i timmen. Detta stämmer inte. Paus ska ske när det fungerar för verksamheten. Arbetsgivaren är skyldig att ordna arbetet så att det går att ta paus."

Måltidsuppehåll = betalt lunchuppehåll och arbetstagaren får inte lämna arbetsstället under denna tid. Måltidsuppehåll är alltså inte det som i dagligt tal kallas lunch. Lunch är ofta en längre rast – där arbetstagaren får lämna arbetsstället, där tiden inte räknas in i arbetstiden. Arbetsgivaren ska generellt sett inte lägga ut måltidsuppehåll, utan arbetstidslagen säger att arbetsgivaren endast får lägga ut måltidsuppehåll om det är nödvändigt med hänsyn till arbetsförhållandena. Det är alltså inte en förmån att få betald lunch. Måltidsuppehåll ska användas sparsamt för arbetstagaren får inte vila då, och arbetstidslagen och arbetsmiljöreglerna skyddar arbetstagares rätt till återhämtning och vila från arbetet.  

Det är arbetsgivaren och verksamheten som avgör hur arbetstidsschemat ska se ut, dvs. när raster ska läggas ut, om måltidsuppehåll är nödvändigt och hur man ska kunna ta en paus då och då. Arbetsgivaren ska ange rasternas längd och förläggning. Arbetstagarna får aldrig arbeta mer än 5 tim. i följd. Det är arbetsgivaren och verksamheten som avger när de ska läggas ut och hur många raster som ska läggas ut, förutsatt att man följer begränsningen om max 5 tim. arbete i följd samt ser till att arbetstagarna kan ta pauser.

Om något oförutsett inträffar i verksamheten så arbetstagaren inte kan ta rast då kan arbetsgivaren meddela att arbetstagaren måste arbeta och sedan lägga ut måltidsuppehåll (dvs. betald måltidsuppehåll) så snart det är möjligt.

Nattarbete

Lagen definierar när natten är. Notera att kollektivavtal alltså kan innehålla andra klockslag om när natten är. Enligt lagen är natten mellan 22-06.

Dygnsvilan är som sagts ovan 11 timmar. Och i dygnsvilan ska tiden mellan 00-05 ingå.

I arbetstidslagen finns också reglerat hur mycket man får arbeta natt – max 8 tim. i genomsnitt under en tidsperiod om fyra månader. I 12 § OSA-föreskriften anges att arbetsgivare vid planering av arbete ska ta hänsyn till hur arbetstiden förläggs. Här betonas att arbete nattetid kan medföra risker för ohälsa. Detta gör att arbetsgivaren särskilt ska uppmärksamma möjligheter till återhämtning för dessa arbetstagare.

Straffbestämmelser för arbetsgivaren

Skyddsombud har rätt att begära att åtgärder vidtas för att säkerställa att regler om övertid och mertid följs. Om skyddsombudet begär det ska arbetsgivaren skriftligt bekräfta begäran om åtgärd samt utan dröjsmål lämna svar på skyddsombudets begäran om åtgärd. Om arbetsgivaren avslår skyddsombudets begäran eller om arbetsgivaren inte svarar alls då kan skyddsombudet begära att Arbetsmiljöverket ska meddela föreläggande eller förbud. Därmed övergår begäran om åtgärd till Arbetsmiljöverket för prövning. Arbetsmiljöverket brukar då begära upplysningar och handlingar men kan även komma på tillsyn till arbetsstället.

Om Arbetsmiljöverket skulle meddela föreläggande eller förbud måste arbetsgivaren rätta sig efter detta. Om arbetsgivaren inte rättar sig efter detta beslut från Arbetsmiljöverket kan arbetsgivaren dömas till böter eller fängelse. Om Arbetsmiljöverket meddelar föreläggande eller förbud med vite då gäller inte straffbestämmelsen.

En arbetsgivare kan även dömas till böter om arbetsgivaren uppsåtligen eller av oaktsamhet anlitat en arbetstagare så att man brutit mot regler om sammanlagd arbetstid, regler om arbetstidens förläggning, rast eller måltidsuppehåll.

Om du har behov av mer juridiskt stöd kring dessa frågor, se vidare här: Boka tid med jurist (hrlegal.se)