Kvittning och lönejustering

Kvittning är när en arbetsgivare har betalt ut fel ekonomisk ersättning och vill kvittera, justera detta, på nästa lön. I denna artikel beskrivs vad som gäller kring kvittning. Huvudregeln är att om arbetsgivaren har betalt ut för mycket lön då ska denna som huvudregel betalas tillbaka. Men som arbetsgivare kan man inte bara kvittera lön utan man måste följa de lagregler som finns. Det finns nämligen en särskild lag som reglerar när en arbetsgivare får kvitta från en arbetstagares lön, lag (1970:215) om arbetsgivares kvittningsrätt.

När kan man kvitta?

Om du som arbetsgivare har betalt ut för mycket lön då ska detta betalas tillbaka. Undantaget är om arbetstagaren har tagit emot pengarna i god tro dvs. varken insett eller borde ha insett att det varit felaktigt och dessutom har förbrukat pengarna. Det ställs höga krav på att arbetstagaren ska ha varit i god tro. Arbetstagaren har ett stort ansvar för att hålla koll på sin egen lön och lönespecifikationer.

Ett exempel: en arbetsgivare byter lönesystem och vid övergången visar det sig att några anställda 2 månader i rad har fått dubbla löner.  Detta byte av lönesystem skedde i samband med lönerevision, dvs. den tidpunkten på året då arbetstagarna fick höjda löner.

Huvudregeln är att dessa två månadslöner ska betalas tillbaka. Men en av dom anställda hävdar att han har fått pengarna i god tro och att han trodde att det var lönerevisionen som lett till att han fick så mycket lön. Han uppger att han ej tittat på sin lönespecifikation och att pengarna är förbrukade.

I detta fall anses arbetstagaren inte vara i god tro, han borde ha kollat sin lönespecifikation där det tydligt framgår att han fått två månadslöner på varje lönespecifikation två månader i rad. Där ser man också att den nya lönen höjts med 1500 kr/mån jämfört med månaderna före, vilket är en smärre ökning som inte motsvarar två månadslöner.

Att lönerna kom två månader i rad gör inte att arbetstagaren med fog kan börja tro att det är den nya lönen. Det är arbetstagarens ansvar att titta på lönespecifikationen och prata med sin arbetsgivare och ta upp att något verkar vara fel.

Hur kräver arbetsgivaren tillbaka för mycket utbetald lön?

Här kan du läsa vad arbetsgivaren behöver göra för att kräva tillbaka för mycket utbetald lön.

Arbetsgivaren bör i första hand begära ett medgivande om kvittning, skriftligt, från arbetstagaren. Men om arbetstagaren inte medger detta då kan arbetsgivaren kvitta en klar och förfallen fordran som uppkommit i samband med anställningen och grundas på avtal. Därmed kan arbetsgivaren kvitta lön.

Kan jag som arbetsgivare kvittera hela skulden på en gång? Vad händer om arbetstagaren får 0 kr i lön en månad: är det ok?

Nej, en arbetstagare får aldrig stå utan lön. Som arbetsgivare måste man kontakta Kronofogden och se hur stor del av lönen som är skyddad för denna individ. Detta kallas att arbetsgivaren begär ett beneficebesked från Kronofogdemyndigheten. Kronofogden räknar ut ett belopp som arbetstagaren får behålla för att kunna betala hyra, mat, privata omkostnader. Det kallas förbehållsbelopp och detta belopp måste du som arbetsgivare betala ut, allt utöver det får du kvitta.  På Kronofogdens hemsida (www.kronofogden.se) kan du läsa mer om hur du som arbetsgivare behöver gå tillväga innan du kvittar på lönen.

Notera att arbetsgivaren kan också kvitta för skada som arbetstagaren vållat uppsåtligen i tjänsten. Att skadan har vållats uppsåtligen är ett högt ställt krav och ren oaktsamhet eller olycka faller inte in här.

Tänk på att för mycket utbetald lön innebär att arbetsgivaren kräver bruttolönen tillbaka

Här kan du läsa mer om att det är bruttolönen som krävs åter, något många inte känner till. Om en arbetsgivare betalt ut för mycket lön så kommer arbetsgivaren att kräva tillbaka bruttolönen. Detta betyder att arbetstagaren behöver betala tillbaka mer än vad arbetstagaren har fått utbetalt. Detta upplevs många gånger som orättvist eftersom arbetstagaren inte var den som från början gjorde fel. Skälet till detta beror på Skatteverkets regler. Så om du som arbetsgivare får frågor kring detta behöver du hänvisa arbetstagaren till Skatteverket. Arbetstagaren kan nämligen ev. begära jämkning istället för att vänta till nästa inkomstdeklaration för att skatten ska justeras.

Lönejusteringar är inte kvittning

Det kan vara värt att poängtera att sjukavdrag och liknande avdrag inte är kvittning för det ingår i löneberäkningen. En lön som korrigeras genom preliminärt utbetald lön är inte kvittning. Kvittningslagen är då inte tillämplig.

Ett exempel: Pelle är sjuk den 20-27 januari. Pelle får ordinarie lön den 25 januari som är en preliminärt utbetald lön. Pelle har rapporterat in sin sjukdom och korrigeringen av karensavdrag och sjuklön sker på lönen som utbetalas den 25 februari, dvs. en månad efter. Detta är sedvanlig lönehantering. Dom flesta tänker inte på att arbetsgivaren betalar ut en preliminärt utbetald lön, däremot är många medvetna om att ifall man rapporterar in frånvaro innan visst datum så kommer avdraget med på samma månad, alternativt så sker korrigeringen månaden efter ifall man rapporterat in frånvaron efter viss brytpunkt.

Det kan ibland vara svårt att avgöra vad som är en korrigering i efterhand av en preliminärt utbetald lön och vad som är kvittning, men en normal hantering av lönejusteringar för sjukavdrag, övertid, semester etc. innebär en preliminär utbetalning med justeringar oftast månaden därpå. Tänk på att lönekorrigeringar ska ske snarast möjligt. Om en lönekorrigering dröjer kan det göra att det riskerar att bli bedömt som att det var förskott på lön som betalades ut. Och då blir kvittningsreglerna tillämpliga.

Förskott på lön – kvittningslagen

Ibland händer det att en arbetstagare behöver förskott på lön, det är inte ovanligt när en arbetstagare påbörjar anställning eller om något annat oförutsett har inträffat. Som arbetsgivare får du avgöra om du vill betala ut förskott på lön eller inte. Men en överenskommelse om förskott på lön ska vara skriftlig. Denna överenskommelse reglerar att förskott har betalts ut (ska betalas ut), beloppet – samt den ska även innehålla ett medgivande om kvittning. När en arbetsgivare ska kvitta förskottet är nämligen kvittningslagen tillämplig och därmed behövs en överenskommelse om medgivande av kvittning på lönen.

Kvittningsmedgivande

De allra flesta kvittningar sker genom att arbetstagaren medger kvittning på lön. Detta medgivande ska vara skriftligt. Om det är ett större belopp kan kvittningen medges på flera löneutbetalningar, skriv in i kvittningsmedgivandet hur kvittningen delas upp och ange belopp. Stäm av med de som är ansvariga för löneutbetalningar så ni återfår korrekt belopp dvs. bruttolönens belopp. Det kan även vara bra att reglera att kvittning får ske mot semesterersättning och slutlön ifall anställningen skulle upphöra under tiden kvittning pågår. Många arbetstagare har endast en månads uppsägningstid och ifall kvittningen pågår under mer än en månad kan det vara bra att ha reglerat hur kvittning vid anställnings upphörande ska ske.

Det är lätt att göra juridiskt fel i frågor om kvittning, ta därför gärna juridisk rådgivning, kontakta oss här: Boka tid med jurist (hrlegal.se)