Lönekartläggning och lönerevision

Visste du att alla arbetsgivare årligen måste göra en lönekartläggning? Om du har mellan 10-24 arbetstagare är dokumentationskravet av lönekartläggningen inte lika omfattande som om du har 25 anställda eller fler. Här kan du som arbetsgivare läsa vilka krav som finns kring lönekartläggning. Du kan även läsa lite kort kring lönerevision.

Reglerna om lönekartläggning finns i diskrimineringslagen. Reglerna om lönekartläggning har ändrats vid ett flertal tillfälle, först så gällde inte kravet på lönekartläggning alla arbetsgivare och sedan gällde att lönekartläggningen endast skulle ske vart tredje år. Men alltsedan 2017 gäller att en lönekartläggning ska ske årligen. Lönekartläggningen gäller även alla arbetsgivare, oavsett storlek.

Men för arbetsgivare med färre än tio anställda gäller inte kravet på dokumentation.

Om du som arbetsgivare har mellan 10–24 anställde måste du dokumentera lönekartläggningen på visst sätt och för dig som arbetsgivare som har 25 anställda eller fler måste du dokumentera och redovisa omfattningen av lönekartläggningsarbetet i större omfattning. (se mer nedan).

Vad innebär lönekartläggningen? Vad är det som ska analyseras?

Här kan du som arbetsgivare läsa mer kring vad lagens krav på lönekartläggning innebär. Reglerna om lönekartläggning finns i diskrimineringslagen och Diskrimineringsombudsmannen (DO) – länk www.do.se – utövar tillsyn över diskrimineringslagen.  

Lönekartläggning innebär att arbetsgivaren ska kartlägga och analysera:

• Bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor som används hos arbetsgivaren och
• Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt.

Notera här att lagen anger att bestämmelser och praxis ska kartläggas och analyseras. Detta innebär att om du har en policy om lönerevision så ska den analyseras. Men även om du har policys eller bestämmelser kring andra anställningsvillkor såsom t.ex. pensionsavsättningar, friskvård, försäkringar, bilförmån, bonussystem etc. så ska dessa analyseras som en del av lönekartläggningen. Syftet är att se över om bestämmelserna är utfärdade samt tillämpas på ett könsneutralt sätt.

Ett exempel: om du analyserar hur anställningsförmånen ”bil” hanteras i ditt företag och upptäcker att det enbart är t.ex. män som erhåller bilar då behöver man titta på varför. Kanske finns det en koppling mellan bilförmånen och rollen på ett könsneutralt sätt och då föreligger ingen osaklig löneskillnad. Det kan också vara så att analysen visar att befordran till vissa typer av roller, som innehåller vissa slags förmåner, sker på ett icke könsneutralt sätt – och då kan man som företag behöva arbeta vidare med detta inom ramen för aktiva åtgärder kring rekrytering och befordran, dvs. hur ni tillsätter roller.  

Exemplet är menat att försöka göra tydligt hur alla delar kring lönekartläggning, aktiva åtgärder etc. hänger ihop. Och för att påminna om att man inte kan titta på varje del isolerat för sig. Denna artikel tar dock främst sikte på lönekartläggningen som sådan.

Lönekartläggningen sker genom att en analys av löneskillnader utifrån olika kategorier:

• Lika arbete: analysen ska ske mellan arbetstagare som utför lika arbete och lika arbete är om man utför samma eller nästan samma arbetsuppgifter
• Likvärdigt arbete: analysen ska även ske mellan arbetstagare som utför likvärdigt arbete. Likvärdigt arbete innebär om arbetet utifrån en sammantagen bedömning av arbetets krav och natur anses ha lika värde som det arbete som man jämför med. Den sammantagna bedömningen innefattar kunskap och färdigheter, ansvar och ansträngning och arbetsförhållanden.
• Löneskillnader mellan kvinnodominerade arbeten och likvärdiga ej kvinnodominerade arbeten. Ett arbete betraktas som kvinnodominerat när andelen kvinnor uppgår till eller överstiger 60 procent.
• Löneskillnader mellan kvinnodominerade arbeten med högre krav men med lägre lön än ej kvinnodominerade arbeten.

De flesta företag har ofta koder och arbetsvärderingssystem kopplade till roller och nivån på rollen: koderna är neutrala och kopplade till en viss rolls komplexitet och krav på kunskap. Dessa koder är den arbetsvärdering av arbetets krav som är basen för lönekartläggningen. En lönekartläggning utgår från arbetets krav, dvs den ska vara på ett övergripande plan. En lönekartläggning får inte fokusera på individers roller och kvalifikationer och ej heller på direkta jämförelser mellan individer i visst team. Om teamen är små eller företaget har få anställda är det lätt hänt att man, trots den anonyma analysen, vet vem som har vilka roller och därmed är det lätt att tänka på individer. Men det är fel, lönekartläggningen är enbart en analys utifrån arbetets krav för att utröna om det kan finnas osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor – för att sedan kunna åtgärda dessa.

Det kan finnas skillnader i lön mellan män och kvinnor som kan motiveras utifrån sakliga faktorer som till exempel kunskap, erfarenhet, prestation eller marknadslön. Syftet med lönekartläggningen är att undersöka om det kan finnas löneskillnader som inte kan motiveras utifrån sakliga faktorer, dvs löneskillnader som är osakliga. De osakliga löneskillnaderna ska sedan korrigeras, det kan innebära att en viss individ korrigeras eller att vissa grupper behöver analyseras vidare och att justering sker över längre tid.

Samverkan

Om du är bunden av ett kollektivavtal ska du samverka med din fackliga organisation kring lönekartläggningen. Arbetsgivaren beslutar fortfarandet hur lönekartläggningen ska gå till och är den som är ansvarig för lönekartläggningen som sådan. Men det kan vara bra att lyssna på din fackliga organisations idéer och tankar kring analysens arbete.

Dokumentation

Kravet på dokumentation gäller inte arbetsgivare som har färre än tio anställda.

Kravet på dokumentation skiljer sig också åt om du har mellan tio-24 anställda eller om du har 25 eller fler arbetstagare.

Dokumentationen ska innehålla:

• Redogörelse för alla delar av ditt arbete med aktivt arbete gällande arbetsförhållanden, bestämmelser och praxis om löner och anställningsvillkor, rekrytering och befordran, utbildning och övrig kompetensutveckling samt möjligheterna att förena förvärvsarbete och föräldraskap. – detta gäller enbart för dig med 25 arbetstagare eller fler
• Redogörelse för dina riktlinjer och rutiner för att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier samt hur du genom utbildning och kompetensutveckling säkerställer att ni främjar en jämn könsfördelning i skilda typer av arbeten inom olika kategorier av arbetstagare och på ledande positioner. – detta gäller enbart för dig med 25 arbetstagare eller fler.
• Redovisning av lönekartläggningen och analysen – gäller alla arbetsgivare med 10 arbetstagare eller fler
• Redovisning av vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behöver vidtas för att åtgärda de löneskillnader som har upptäckts – gäller alla arbetsgivare med 10 arbetstagare eller fler
• En kostnadsberäkning och tidsplanering utifrån målsättningen av lönejusteringar som behöver göras och ska ske så snart som möjligt dock senast inom tre år – gäller alla arbetsgivare med 10 arbetstagare eller fler
• En redovisning och utvärdering av hur föregående års planerade åtgärder har genomförts – detta gäller alla arbetsgivare med 10 arbetstagare eller fler
• En redogörelse för hur samverkansskyldigheten har fullgjorts – detta gäller alla arbetsgivare med 10 arbetstagare eller fler.

Vad händer om jag har missat att genomföra en lönekartläggning?

Om du som arbetsgivare inte fullgjort din lönekartläggning och inte dokumenterat denna på korrekt sätt kan ditt företag föreläggas vid vite att fullgöra detta. Det är DO som för talan, eller en kollektivavtalad facklig organisation, till Nämnden mot diskriminering. Det är Nämnden mot diskriminering som beslutar om föreläggande och vite.

Du får först chansen att rätta dig och om du inte rättar dig måste du som arbetsgivare betala vite för att du brutit mot diskrimineringslagen.

Hur ska jag som arbetsgivare arbeta med resultatet kring lönekartläggningen?

Arbetet med lönekartläggningen kan sägas ingå som en del av arbetet med Aktiva åtgärder.  I korthet innebär arbetet med aktiva åtgärder att du ska främja lika rättigheter och skyldigheter för alla, det aktiva arbetet tar inte bara sikte på skillnader mellan män och kvinnor (som lönekartläggningen gör). Lönekartläggningen är en mindre del av det aktiva arbetet och innefattar analysen och kartläggningen av löneskillnader mellan män och kvinnor. Däremot brukar de flesta företag koppla samman lönekartläggningsarbetet som en integrerad del av arbetet med lönerevisionen.

Lönerevision – hur kan detta arbete bedrivas och vävas samman med lönekartläggningen?

Om du följer ett kollektivavtal är lönerevisions tidpunkten och löneökningarna ofta bestämda genom kollektivavtalet (om du vill läsa kort kring vad som gäller för kollektivavtalens löneökningar 2023 kan du läsa mer här: Märket är satt – vad betyder det? (hrlegal.se)

Om du inte är bunden av ett kollektivavtal bestämmer du såväl löneökningsnivån som lönerevisions tidpunkten själv. De flesta företag brukar tillämpa en årlig lönerevision, många gör detta i början av året – eftersom budgeten för kommande år ofta sätts i slutet av året innan.

Många företag har då en lönerevisions policy som beskriver vilka lönekriterier företaget tillämpar och vad dessa betyder så att medarbetarna vet hur deras lön sätts och hur de kan påverka lönesättningen. Många företag bedriver också en process för individuell lönesättning som i stora drag ser ut såhär:

• Utvecklingssamtal (är frikopplat från lönesamtal och sker på en annan tidpunkt på året) där arbetsgivare och arbetstagare pratar om medarbetarens utvecklingsmöjligheter i tjänsten, om något kan förbättras eller utvecklas, hur möjligheter till befordran och utbildning och utveckling ser ut.
• Löneförhandling/förberedande lönesamtal: detta sker ofta i början av året, och ska ske innan lönerna har satts. Medarbetarna har möjlighet att framföra deras syn på hur väl dom levt upp till lönekriterierna och varför dom ska erhålla en viss löneutveckling. Även om det ofta kallas löneförhandling är det sällan en förhandling utan mer ett samtal om lönenivå, löneökningsmöjligheter kopplat till lönekriterierna och arbetstagarens insats under året.
• Lönebeskedssamtal: vid detta samtal får medarbetaren reda på vilken som blir dennes nya lön samt en motivering. Det bör vara väl känt för medarbetaren hur värderingen utifrån lönekriterierna har gått till och vad medarbetaren kan göra för att ev. förändra sin lön. Det kan också vara så att en medarbetare har den högsta lönen utifrån den rollen medarbetaren innehar och att någon nämnvärd löneökning därför inte kan ske – och detta bör man också kunna ha en transparent dialog med medarbetaren kring.

För många medarbetare är lönen och löneökningar viktiga men det är viktigt att komma ihåg att andra anställningsförmåner såsom försäkringar, pension, träningsbidrag, mer semesterdagar också kan vara förmåner som är av stort värde för medarbetaren.

Om du vill läsa mer om diskrimineringslagen kan du läsa här Diskriminering och trakasserier.

Tänk på att reglerna om lönekartläggning kommer att ändras genom lönetransparensdirektivet som ska träda ikraft i Sverige 2026. Du kan läsa mer om det här: EU direktiv om lönetransparens antaget (hrlegal.se)

Om du har behov av ett HR stöd eller juridiskt stöd när det gäller frågor om lön då ingår juridisk rådgivning om du prenumerarar på vår månadstjänst, annars kan du kontkta oss här: Boka tid med jurist (hrlegal.se)