Uppsägning på grund av arbetsbrist

När är det fråga om arbetsbrist och när måste jag som arbetsgivare förhandla?

Det är fråga om arbetsbrist när du behöver säga upp personer pga omorganisation och neddragningar, när du lägger ner ett kontor eller flyttar verksamhet. Som arbetsgivare måste du förhandla väsentliga förändringar innan du fattar beslut.

I samband med omorganisation och uppsägningar på grund av arbetsbrist kommer främst två lagar i spel. Det är lagen om anställningsskydd, LAS, samt lagen om medbestämmande i arbetslivet, MBL.

Innan du som arbetsgivare kan fatta beslut kring din verksamhet måste du först förhandla, enligt MBL. Du måste förhandla enligt MBL med de fackförbund som dina medarbetare är medlemmar i. Det är en vanlig missuppfattning att förhandlingsskyldigheten enligt MBL endast gäller för företag som har kollektivavtal, vilket är fel. MBL gäller för alla företag, oavsett om företaget är bundet av kollektivavtal eller ej. Om du som arbetsgivare avser att fatta beslut i frågor som rör uppsägning på grund av arbetsbrist då måste du först förhandla. Du ska då förhandla med de fackförbund som dina arbetstagare är med i. Om dina arbetstagare är medlemmar i tio olika fackförbund då ska du förhandla med tio fackförbund innan du fattar beslut.

“Det är en vanlig missuppfattning att förhandlingsskyldigheten enligt MBL endast gäller för företag som är bundna av kollektivavtal, vilket är fel. MBL och skyldigheten att förhandla gäller för alla företag.”

Många företag känner inte till om deras arbetstagare är med i facket eller ej. Då behöver man fråga. Då får du informera och prata med berörda medarbetare och säga ”vi har för avsikt att förändra verksamheten och det kan komma att påverka din roll. Vi är därför skyldiga enligt lag, MBL, att först förhandla med facket innan vi fattar några beslut. Jag behöver därför veta om du är med i facket eller ej. Om du är med i facket måste du meddela mig vilket fackförbund.”

När du har förhandlat kan du fatta beslut. Du har då uppfyllt dina skyldigheter enligt MBL Notera dock att processen inom MBL går hand i hand med processen i LAS. Inom ramen för LAS måste du titta på omplaceringar och sedan ev turordningsregler om det blir aktuellt med uppsägningar. Så i ditt förarbete börjar man ofta i LAS men när du känner dig redo att fatta beslut om din nya organisation då måste du först förhandla med facket, enligt MBL.

Vad kräver lagen i samband med uppsägningar?

Lagen om anställningsskydd, LAS, anger att det krävs sakliga skäl för uppsägning. (Före 1 oktober 2022 krävdes saklig grund men lagstiftaren avsåg inte att begreppet arbetsbrist skulle förändras. Däremot har regler om turordning (se mer nedan) förändrats, vilket får en stor praktiskt betydelse vid uppsägning på grund av arbetsbrist).

För att det ska vara sakliga skäl för uppsägning krävs att det inte finns några lediga tjänster som du kan omplacera arbetstagaren till. Man når inte upp till arbetsbrist om det finns lediga tjänster.

Anta att det finns lediga tjänster. Då behöver dessa tjänster som erbjuds arbetstagare vara skäliga omplaceringserbjudande. Alla lediga tjänster kan därmed kanske inte erbjudas. Det betyder att det kan finnas lediga tjänster i din organisation samtidigt som du säger upp personal på grund av arbetsbrist.

Vad gäller kring omplacering och arbetsgivarens rätt att omorganisera

Här kan du som arbetsgivare läsa vad som gäller kring omplacering och din rätt som arbetsgivare att omorganisera din verksamhet. Som arbetsgivare bestämmer du över din verksamhet, du leder och fördelar arbetet och du placerar ”rätt man på rätt plats” som Arbetsdomstolen uttryckt det i sina domar. Det betyder att du ikraft av din arbetsledningsrätt kan omorganisera och omplacera arbetstagare. Detta kanske gör att ingen behöver sägas upp på grund av arbetsbrist, trots att du drar ner på en enhet inom verksamheten.

Anta att du i enhet A har för lite arbetsuppgifter men i enhet B har arbetsbördan ökat och du utökar därför antalet roller inom enhet B. Då kan du omorganisera och omplacera medarbetare från enhet A till enhet B. Lagen om anställningsskydd skyddar anställningen som sådan, inte arbetstagarnas roll, lön eller sysselsättningsgrad. Du behöver inte heller omplacera i någon viss ordning, det är en vanlig myt att många tror att man måste omplacera den som anställt senast före dom som varit anställda längre, detta stämmer inte. Om du omplacerar inom ramen för 7§ 2st LAS har du rätt att välja vem som ska erhålla vilken roll. Men innan du kan fatta beslut om att omplacera medarbetare till nya roller och ev även förändra lön och sysselsättningsgrad är du skyldig att förhandla enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet – MBL – som beskrevs ovan.

Var därför noga i ditt förberedande arbete och omorganisationen, kanske kan du undvika att någon sägs upp och kanske kan du flytta roller och personer på ett sätt som gynnar såväl din verksamhet som dina medarbetare.

Omplaceringsutredning samt skäliga omplaceringserbjudanden

Här kan du läsa vad som gäller kring omplaceringsutredning och skäliga omplaceringserbjudande.

I samband med en omorganisationer ska du göra en omplaceringsutredning för alla berörda arbetstagare. En omplaceringsutredning är en arbetsgivarintern utredning, spara detta skriftliga dokument för din egen del ifall frågor sedan skulle uppstå. Se över berörd arbetstagares möjlighet att erbjudas andra roller i företaget.

Om du hittar en annan roll, till vilken du vill omplacera en arbetstagare, då måste detta omplaceringserbjudande vara skäligt. Detta gäller oavsett om du flyttar om personal eller om det finns lediga tjänster. Ett omplaceringserbjudande måste för arbetstagare vara skäligt.

Skäligt omplaceringserbjudande – vad betyder det?

Här kan du som arbetsgivare läsa vad som gäller för omplaceringserbjudanden och när dom anses vara skäliga. Ett omplaceringserbjudande är skäligt om det är ett erbjudande inom rimligt pendlingsavstånd från där arbetstagaren bor och arbetar idag. Anta att arbetstagaren arbetar i Malmö där denne bor och har sin familj. Det finns en roll i Umeå för vilken arbetstagaren skulle passa perfekt. Är det ett skäligt omplaceringserbjudande att erbjuda rollen i Umeå? Nej, det är alldeles för stor pendling och skulle kräva en stor livsstilsförändring för arbetstagaren. Du behöver därför inte erbjuda rollen i Umeå. Om du vill kan du erbjuda den men erbjudandet är då inte skäligt. Detta innebär att om en arbetstagare tackar nej till rollen i Umeå så har arbetstagaren inte tackat nej till ett skäligt omplaceringserbjudande.

Men låt oss säga att du istället har en roll i Lund som du kan erbjuda samma arbetstagare. Detta skulle vara ett skäligt omplaceringserbjudande.

Efter att du har förhandlat omorganisationen som sådan, enligt MBL, då kan du erbjuda denna person ett skäligt omplaceringserbjudande genom rollen i Lund. Om personen tackar nej till detta då riskerar arbetstagaren att sägas upp på grund av arbetsbrist. Det räcker att du som arbetsgivare erbjuder ett skäligt omplaceringserbjudande. Om personen tackar nej sägs personen upp på grund av arbetsbrist (förutsatt att du har informerat om detta i omplaceringserbjudandet).

Låt oss anta att du nu har sett över omplaceringsmöjligheterna i din organisation och du konstaterar att du behöver dra ner med fem arbetstagare inom kommunikationsenheten. Det är därmed dags att skapa en turordningslista och se hur lagens regler om sist-in-först ut påverkar din verksamhet. När du skapat turordningslistan ska du se över om kommunikationsteamet, som berörs av neddragningen, är dom som ska sägas upp eller om dessa individer har tillräckliga kvalifikationer för roller som tillhör personer som anställts senare än dem.

Turordningslista samt vad betyder tillräckliga kvalifikationer för andra tjänster?

Här kan du som arbetsgivare läsa vad en turordningslista är och vad som gäller kring tillräckliga kvalifikationer för andra tjänster – när du sitter med en turordningslista. Vad betyder det att ha tillräckliga kvalifikationer för en annan persons roll? Vad säger domstols praxis kring detta begrepp? Och vad är en turordningslista?

• En turordningslista är en lista med alla arbetstagares namn och anställningstid. VD och personer i företagsledande ställning ska ej anges på turordningslistan. En turordningslista gäller för alla anställda som omfattas av LAS. VD och personer i företagsledande ställning omfattas inte av LAS och ska därför inte tas med.
• Gör en turordningslista; skriv en excellista: ange den som varit anställd först som nummer 1 på listan. Sist på listan, dvs. längst ner, finns därmed den som har varit anställd kortast tid. Ange namn, personnummer, anställningsdag (år-mån-dag), uppsägningstid, anställningsort och roll. Du har nu gjort en turordningslista baserat på när man anställdes i företaget, i enlighet med LAS regelverk.
• Låt oss anta att du behöver säga upp 5 personer. Lagens huvudregel innebär att de fem senast anställda ska sägas upp. Anta att de fem senast anställda är utvecklare och att det inte råder arbetsbrist där, dom har fullt upp. Din arbetsbrist råder inom kommunikationsteamet, där fem personer måste sägas upp. Då måste du pröva om dess fem arbetstagare från kommunikationsteamet har tillräckliga kvalifikationer för rollerna som utvecklare.
• Tillräckliga kvalifikationer innebär att de arbetstagare som har längre anställningstid ska erbjudas tjänsterna inom tech-teamet om dom inom 3-6 månader kan lära sig rollerna där. Arbetsgivaren måste alltså tåla en upplärningstid om 3-6 månader och mindre omskolningskostnad. Lagen om anställningsskydd skyddar anställningarna som sådan och tanken är att om arbetstagare med längre anställningstid kan lära sig nya roller då ska dessa personer erhålla nya roller – och dom som idag innehar dessa roller och har kortare anställningstid – de ska istället sägas upp på grund av arbetsbrist. Många tycker det är konstigt att man ska behöva lära arbetstagare nya roller och låta dom som kan arbetet, sägas upp. Men lagen skyddar anställningarna som sådan och lagstiftaren menar att man istället för att hela tiden ska ta in nya arbetstagare ska satsa på att omskola och lära arbetstagare med lång anställningstid nya roller så att även dessa personers anställningsbarhet är god.
• När du ser över ifall arbetstagare, i detta fall inom kommunikationsteamet, kan anses ha tillräckliga kvalifikationer för rollerna som utvecklare då måste du inte bara väl känna till vilka krav och kvalifikationer som krävs för rollerna inom tech-teamet som är aktuella, du måste även känna till vilka erfarenheter personer från kommunikationsteamet har. Anta att t.ex. en person från kommunikationsteamet tidigare har gått en data-utbildning samt arbetat som utvecklare innan personen omskolade sig till att arbeta med kommunikation – då har sannolikt denna person tillräckliga kvalifikationer för arbetet som utvecklare. Om du inte har dina arbetstagares CV behöver du ta reda på deras utbildning och yrkeserfarenhet.
• Anta att vi nu i exemplet kommit fram till att av de fem personerna i kommunikationsteamet som riskerar uppsägning så kan två av dessa anses ha tillräckliga kvalifikationer för rollerna som utvecklare.
• Detta innebär att tre personer från kommunikationsteamet riskerar att sägas upp och två från tech-teamet riskerar att sägas upp.
• Men som arbetsgivare anser du att de två personerna som berörs inom tech-teamet har särskild betydelse för din verksamhet. Den ena personen ser du inom kort kommer kunna ta en ledande position inom ditt företag och fortsätta till att utveckla ditt företag ännu mer och den andra personen är tekniskt väldigt duktig, en sådan person som alla inom det teamet vänder sig till för klurigare fall.
• Du vill därmed behålla dessa två personerna från tech-teamet och säga upp samtliga fem personer, från kommunikationsteamet.
• Du vill åberopa lagens nya möjlighet att behålla personer av särskild betydelse för din verksamhet och göra avsteg från turordningslistan.

Turordningslista och lagens nya regler att göra 3 avsteg från sist-in-först ut

Lagen om anställningsskydd – LAS – ändrades den 1 oktober 2022. En av förändringarna var att turordningsreglerna förändrades. Turordningsreglerna är de så kallade sist-in-först-ut reglerna som har gällt sedan 1970 talet i Sverige. Dessa innebär att den som anställts sist har sämst anställningsskydd och ska sägas upp först. Lagen skyddar anställningstid som sådan och personer med lång anställningstid har ett starkt anställningsskydd.

När du har gjort en turordningslista och har framför dig vilka som enligt lagen ska sägas upp då kan du kanske du konstaterar att det finns personer som skulle ha sagts upp enligt sist-in-först-ut principen men som du vill behålla. I vårt exempel har du konstaterat att du vill behålla två personer som du menar är av särskild betydelse för din fortsatta verksamhet.

Vad innebär särskild betydelse för arbetsgivarens fortsatta verksamhet?

Här kan du som arbetsgivare läsa vad lagens nya regel om att behålla (undanta) tre personer av särskild betydelse för din verksamhet, innebär. Det är du som arbetsgivare som avgör vilka medarbetare som har särskild betydelse för din fortsatta verksamhet. Innan lagen ändrades 1 oktober 2022 fanns det möjlighet för företag med färre än tio arbetstagare att undanta två arbetstagare av särskild betydelse för den fortsatta verksamheten. Det var det så kallade småföretagar-undantaget. Lagstiftaren anser att det är samma begrepp, särskild betydelse, som ska gälla nu och det är arbetsgivaren som ska kunna ange objektiva skäl för detta – men notera att det är arbetsgivaren som bestämmer vad som är objektiva skäl. Arbetsgivaren bestämmer över sin verksamhet och dess fortsatta behov, i samband med en omorganisationer och neddragning.

Småföretagar-undantaget har alltså upphört. Man kan också omformulera sig och säga att detta nu gäller för alla företag, oavsett storlek, och att det nu gäller för totalt tre personer och inte två som förut. Alla företag, oavsett storlek, kan nu behålla tre arbetstagare från turordningslistan i samband med en omorganisation.

Preskriptionsfrist om tre månader för 3 undantaget

Här kan du som arbetsgivare läsa om preskriptionsreglerna som gäller för 3-undantaget från turordningslistan. Lagstiftaren har kombinerat detta 3-undantag med en preskriptionsregel: om en arbetsgivare i januari har omorganiserat och i samband med detta behållit dvs. undantagit tre personer från turordningslistan – då kan arbetsgivaren inte undanta någon de närmaste tre månaderna. Arbetsgivaren kan i detta exempel tidigast undanta tre nya personer i april samma år. Denna tre månaders regel gäller även om arbetsgivaren i januari endast undantog 2 personer, då gäller preskriptionsfristen på tre månader ändå. Arbetsgivaren kan alltså inte ha ”en tillgodo” utan regeln om tre månader för att undanta överhuvudtaget tar över.

Fem arbetstagare riskerar att sägas upp på grund av arbetsbrist – och du som arbetsgivare måste därmed varsla Arbetsförmedlingen

Här kan du som arbetsgivare läsa vad som gäller kring att varsla Arbetsförmedlingen i samband med uppsägningar på grund av arbetsbrist. Om du som arbetsgivare ser att du kan komma att behöva säga upp fem arbetstagare eller mer då måste du varsla – dvs. förvarna – Arbetsförmedlingen. Detta följer av Främjandelagen som kräver att Arbetsförmedlingen ska förvarnas för att kunna hjälpa till att stötta arbetstagare som riskerar att gå ut i arbetslöshet, efter lagenlig uppsägningstid.

Som arbetsgivare måste du varsla Arbetsförmedlingen innan uppsägningstiderna har upphört och hur långt i förväg detta måste ske är kopplat till hur många arbetstagare du kommer att säga upp.

Du kan läsa mer om reglerna och hur du varslar här:

Anmäl varsel och permittering – Arbetsförmedlingen (arbetsformedlingen.se)

Risk-och konsekvensanalys enligt arbetsmiljölagen (AML) i samband med MBL-förhandlingar

Här kan du som arbetsgivare läsa vad som gäller kring att du måste risk-och konsekvensbedöma din omorganisation enligt arbetsmiljölagen.

Arbetsmiljölagen kräver att du som arbetsgivare ser över risker och konsekvenser av ditt beslut att omorganisera och ev säga upp på grund av arbetsbrist. Denna risk-och konsekvensanalys behöver var klar senast dagen före din nya organisation träder ikraft. Men det är brukligt att denna risk-och konsekvensanalys presenteras i samband med MBL-förhandlingarna om omorganisationer/neddragningar. Det ska vara en analys av de fysiska och psykiska risker och konsekvenser som beslutet kommer att medföra: vad händer med de arbetsuppgifter som arbetstagare som slutar, gör nu: vem ska ta dessa? Kommer arbetsbelastningen bli förändrad för kvarvarande arbetstagare? Finns det medarbetare som kommer få förändrade arbetsuppgifter/arbetssätt/nya chefer/byta team och kollegor? Finns det risk att osäkerhet kommer råda en tid kring den nya organisationen och hur fångas denna osäkerhet upp? Finns det kontor som kommer att läggas ner i samband med omorganisationen? Kommer nya maskiner och arbetssätt att implementeras och hur sker utbildning i dessa så att alla arbetstagare har möjlighet att lära sig detta med rätt stöd och insatser?

Det kan finnas många delar som man behöver tänka på. Det är en god idé att ha tänkt igenom detta i samband med omorganisationen och att presentera detta för fackförbunden i samband med MBL-förhandlingarna för att få deras synpunkter på förändringen i sig.

Varsel till Arbetsförmedlingen är klart, förhandlingarna enligt MBL är avslutade och vi behöver säga upp 5 personer på grund av arbetsbrist – hur gör jag nu?

När du har förhandlat enligt MBL kan du informera dina arbetstagare att du har fattat ett beslut om neddragningar samt hur många som påverkas. Samtidigt som du informerar om detta bör du ha enskilda samtal med berörda medarbetare.

Om det är några som erhåller skäliga omplaceringserbjudanden då ska du ge ut dessa nu, med en svarstid om 4-10 dagar. Om arbetstagare tackar nej till skäliga omplaceringserbjudande kommer de att sägas upp på grund av arbetsbrist dvs. erhålla besked om uppsägning på grund av personliga skäl.

Besked om uppsägning på grund av arbetsbrist – skriftliga

Du behöver lämna över skriftliga besked om uppsägning på grund av arbetsbrist. Lagen kräver att alltså att uppsägningen är skriftlig men lagen kräver även att beskedet ska innehålla viss information. Informationen kallas besvärshänvisning dvs. information hur arbetstagare ska gå tillväga om dom vill ogiltigförklara uppsägningen som sådan. Arbetstagaren har 2 veckor på sig att ogiltigförklara uppsägningen.

Beskedet om uppsägning ska även innehålla information om arbetstagaren har rätt till företrädesrätt till återanställning eller ej.

Företrädesrätt till återanställning – när gäller detta?

Om arbetstagare som sägs upp på grund av arbetsbrist har varit anställd viss tid då har arbetstagaren enligt lagen kvalificerat sig till företrädesrätt till återanställning.

För att ha kvalificerat sig dvs. ha rätt till företrädesrätt till återanställning krävs följande:

• Arbetstagaren har varit anställd sammanlagt 12 månader / de senaste tre åren
• Arbetstagaren har varit anställd sammanlagt 9 månader i särskild visstidsanställning / de senaste tre åren. Notera att även säsongsanställda har företrädesrätt enligt vissa kriterier.

Detta innebär att arbetstagare har rätt att återanställas, om dom har tillräckliga kvalifikationer för lediga roller, 9 månader efter att deras uppsägningstid har upphört. Om du vill veta mer vad som gäller kring företrädesrätt till återanställning, läs HÄR. Det är också vanligt att arbetstagare som arbetsbefrias en del eller hela uppsägningstiden avsäger sig sin företrädesrätt till återanställning. Det är bara arbetstagaren själv som kan avsäga sig denna rätt och detta måste ske skriftligen.

Vad gäller under uppsägningstiden, mina medarbetare vill arbetsbefrias men jag behöver dem?

Här kan du som arbetsgivare läsa vad som gäller kring uppsägningstiden.

Huvudregeln enligt lagen är att arbetstagare ska arbeta sin uppsägningstid för att erhålla lön. Om en arbetstagare slutar arbeta, även om denne har sagts upp på grund av arbetsbrist, under sin uppsägningstid då behöver du inte betala lön. Du bör naturligtvis först försöka nå arbetstagaren.

Det är idag så vanligt att arbetsbefrias under sin uppsägningstid att många tror att man har rätt att inte arbeta under uppsägningstiden – vilket är fel. Om du som arbetsgivare har behov av dina arbetstagare och att de slutför sina arbetsuppgifter under hela uppsägningstiden då gäller detta. Om du ser att du kan arbetsbefria arbetstagare hela eller delar av uppsägningstiden är du naturligtvis fri att göra detta. Om du arbetsbefriar arbetstagare under hela deras uppsägningstid kan det vara bra att reglera om det betyder att uppsägningslönen är avräkningsfri. Får arbetstagaren behålla lönen från dig om arbetstagaren får ett annat arbete under uppsägningstiden? Får arbetstagaren börja arbeta hos en konkurrent till dig medan personen är arbetsbefriad och erhåller lön från dig? Det finns många saker att tänka på kring detta och det kan vara en god idé att göra en skriftligt överenskommelse om det handlar om arbetsbefrielse en längre tid.

“Det är så vanligt idag att arbetsbefrias under uppsägningstiden att många tror att man inte måste jobba under denna tid. Det är fel. Man är anställd hela uppsägningstiden och för att få lön måste man arbeta.”

Vad gäller kring uppsägning på grund av arbetsbrist om en arbetstagare är föräldraledig eller sjuk?

Det finns ett vanligt missförstånd som lyder att det skulle vara förbjudet att säga upp en person som är sjukskriven – detta är fel. Sjukdom skyddar inte mot uppsägning på grund av arbetsbrist. Så om en person av de fem som i exemplet ovan ska sägas upp, är sjukskriven, då får även denna person ett besked om uppsägning på grund av arbetsbrist efter förhandlingar – som alla andra. Personen som är sjukskriven arbetar dock inte under uppsägningstiden, under förutsättning att personen är fortsatt sjukskriven hela uppsägningstiden. Om personen har varit sjuk en längre tid och erhåller sjukpenning från Försäkringskassan då utgår sjukpenning även under uppsägningstiden – dvs. personen är anställd under uppsägningstiden ända tills sista anställningsdag har infallit.

När det gäller arbetstagare som är föräldralediga kan även dessa sägas upp på grund av arbetsbrist – men deras uppsägningstid börjar inte gälla under föräldraledigheten. Uppsägningstiden börjar löpa när arbetstagaren skulle ha varit tillbaka från föräldraledighet. Detta innebär att föräldralediga har ett skydd mot att uppsägningstid börjar löpa under pågående föräldraledighet.

Sammanfattningsvis

Det är viktigt att vidta rätt åtgärder för en felaktig uppsägning är väldigt kostsamt för arbetsgivaren. Om du inte förhandlat riskerar du skadestånd för brott mot MBL, om du inte har varslat Arbetsförmedlingen riskerar du att behöva betala böter och skadestånd till staten, och om du har brutit mot turordningsregler riskerar du skadestånd för brott mot LAS.

Vi har därför tagit fram en e-utbildning inom arbetsrätt, den kan du titta på flera gånger under det pågående arbetet med omorganisation och neddragning. Du finner e-utbildningen här: E-utbildning: Uppsägning på grund av arbetsbrist | 995 kr (hrlegal.se)

Om du behöver hjälp och stöd kring arbetsrätt erbjuder vi till exempel Lilla Företagspaketet. Läs mer här: Boka tid med jurist (hrlegal.se)

Vi har även ett stort antal mallar och juridiska dokument såsom checklistor och instruktionsvideor för dig som är medlem. För dig som är medlem ingår därtill juridisk rådgivning varje månad i ditt abonnemang.

Om du vill veta vad som gäller kring företrädesrätt till återanställning, läs Företrädesrätt till återanställning och här: Företrädesrätt till återanställning (hrlegal.se)‍

Ifall du gör ett avslutsavtal med en arbetstagare kan du läsa om det Vad gäller vid överenskommelse om uppsägning s.k. avslutsavtal?